Is e-mailloos werken de toekomst?

Tekst: Gerlinde De Bruycker/foto’s: grf

Waar is de tijd dat je nog blij opkeek van een knipperend envelopje? Vandaag is de kans groot dat je je gegijzeld voelt door je mailbox. Elke dag opnieuw knabbelen tientallen e-mails aan je werktijd en slorpen ze je energie op. E-mailterreur, zo noemen de experts het. Toch kan je je elektronische post drastisch inperken of zelfs helemaal afschaffen!

Op kantoor, aan de toog, in de file of op het toilet: e-mailen is een permanente bezigheid geworden. Elke seconde worden er twee miljoen e-mails de wereld ingestuurd. Ook Lien De Pau (35), oprichtster van het vrouwennetwerk Zeker Van Haar Zaak, leed lange tijd aan het ‘e-mailsyndroom’. “Het eerste wat ik deed als ik mijn laptop opende, was mijn e-mails lezen. Met een beetje geluk duurde dat een uur of twee, maar vaker was ik er bijna de hele dag mee bezig.”

Hoe meer mails Lien binnenkreeg, hoe ongelukkiger ze ervan werd. “Soms voelde ik mij een e-mailverwerkingsfabriek: ik kreeg een mail binnen, deed er ‘iets’ mee en stuurde hem terug naar de afzender, de prullenmand of een archief. Het was allicht de minst productieve periode in mijn leven, hoewel ik het superdruk had.”

E-mailterreur, noemt Gunnar Michielssen (49) het onomwonden. De e-maildeskundige adviseert bedrijven en particulieren over hoe ze het best met e-mail kunnen omgaan en ziet elke keer hetzelfde scenario opduiken. “Mensen komen om 17u tot de vaststelling dat ze de hele dag hard hebben gewerkt, maar wat hebben ze eigenlijk echt gedaan? Mails gelezen en beantwoord. Bij geen enkele job maakt e-mail de essentie van het werk uit en toch zie je dat mails systematisch voorrang krijgen op de hoofdtaken.” De expert heeft het zelfs over een vorm van verslaving, iets wat zich voordoet bij alle elektronische communicatie. “We zijn nu eenmaal genetisch zo geprogrammeerd. Onze voorouders wilden ook weten wat er ritselde in het struikgewas. Maar vandaag ritselt het de hele dag door: we controleren onze inbox voortdurend op nieuwe berichten. Dat is niet alleen stresserend, het werkt ook contraproductief.”

E-MAILVRIJ

Lien De Pau had een boek nodig om dat te beseffen: The 4 Hour Workweek van de Amerikaanse auteur Timothy Ferriss. “Hij toonde aan dat je ook veel minder tijd aan e-mails kon spenderen. Ik was meteen verkocht: dat wou ik ook! Ik begon zelf te experimenteren met minder e-mails, maar dat ging met vallen en opstaan. Het was 2010 en van handige communicatiemiddelen zoals WhatsApp was nog geen sprake.”

Maar nu, zes jaar later, kan Lien met de nodige trots zeggen dat ze “zo goed als e-mailvrij” door het leven gaat. “Sinds begin 2016 check ik nog maar één keer per maand mijn inbox. Ik heb er ook geen nood aan om het vaker te doen.” Haar resterende e-mails beantwoordt Lien op de eerste dag van de maand. “Hoeveel berichten ik dan nog krijg? Hm, dat zijn er tegen de honderd. Maar heel wat e-mails worden meteen naar bepaalde folders gestuurd en lees ik dus niet.”

Dat ze belangrijke professionele voorstellen zou mislopen door minder te e-mailen, klopt volgens Lien niet. “Als een voorstel echt zo belangrijk is, kan die persoon mij altijd via een ander kanaal bereiken, zoals WhatsApp of Facebook.” Maar waar ligt dan nog het verschil met e-mail? “Als je van je mailbox simpelweg zou overstappen naar WhatsApp of Messenger, dan verleg je inderdaad het probleem”, erkent Lien. “Je moet dus eerst enkele eenvoudige stappen ondernemen om je e-mailvolume aan te pakken: reduceren, automatiseren, doorschuiven. That’s it. Je hebt echt geen ijzeren discipline nodig om 29 van de 30 dagen geen e-mails te checken.”

SALAMIWERK

“En toch: wat Lien doet, vind ik heel straf”, aldus Gunnar Michielssen. “Zelf ken ik niemand die volledig zonder e-mail kan. Ik lees mijn mails twee keer per dag, tijdens de vakanties vermindert dat naar één keer per week. Als ik nog langer zou wegblijven van mijn mailbox, zou ik me daar niet goed bij voelen. Maar dat is voor iedereen anders.”

De e-maildeskundige is geen voorstander van het afschaffen van e-mail. “Want dan geef je ook alle voordelen op die ermee gepaard gaan. E-mail is en blijft een fantastische uitvinding, het zijn de excessen die we moeten aanpakken. Chapeau hoe Lien het klaarspeelt, maar ik zou niet aanraden om e-mails te vervangen door chatprogramma’s. Op die manier krijg je e-mailproblemen in het kwadraat: je wordt nog meer gedwongen om instant te reageren op alles.”

Hoe pakt Gunnar zijn werkorganisatie dan wel aan? “Ik grijp meestal naar de telefoon, dat gaat zoveel sneller. E-mailen leidt vaak tot ‘salamiwerk’, waarbij één taak in meerdere stukjes wordt gekapt. Je begint ook automatisch te pingpongen via mail, de vragen en antwoorden vliegen heen en weer. Het resultaat is altijd: tijdverlies, voor beide partijen. Eén telefoongesprek kan veel mailtjes uitsparen.”

KRUISTOCHT

Werkgevers beseffen dat ook en proberen de e-maildrift van hun personeel te temperen. “Al in de vroege jaren 2000 organiseerden Amerikaanse bedrijven interne No E-mail Fridays”, vertelt Gunnar. “Het bracht mij in 2008 op het idee om dat concept ook bij ons te lanceren: ‘E-mailloze Vrijdag’ was geboren.” Elke laatste vrijdag van november moedigen Belgische bedrijven hun werknemers aan om de hele dag geen e-mails te lezen of te verzenden. Klanten krijgen een telefoontje in plaats van een mail, collega’s stappen rechtstreeks op elkaar af. “Vooral de laatste drie jaar krijgt het initiatief voet aan de grond. Steeds meer bedrijven contacteren ons spontaan om mee te doen”, stelt Gunnar vast.

Ook Lien De Pau merkt op hoezeer haar kruistocht tegen e-mails leeft bij de mensen. “Hoe vaak ik daar vragen over krijg, ongelooflijk. Mensen vinden een e-mailloze wereld blijkbaar heel utopisch. Ze denken: ‘Jaja, voor jou als zelfstandige ondernemer is dat gemakkelijk. Maar voor mij werkt dit niet, want…’ Onzin, natuurlijk. Iedereen kan e-mails een kleinere plaats geven in zijn leven, zelfs al heb je een job waarin het onmogelijk is om de inbox te bannen.”

Om de non-believers een duwtje in de rug te geven, heeft Lien haar aanpak in een gratis ‘e-mail freedom challenge’ gegoten. “Dertig dagen lang stuur ik jou een mail – jawel, ik zie de ironie – met een tip of een opdracht”, vertelt Lien. “Ik geef je inspiratie door mijn eigen ervaringen te delen. Eén keer per maand of één keer per dag je e-mails checken: je kiest zelf wat jouw doel is. Als je je maar ontketent van die mailbox.”

www.zekervanhaarzaak.com/inboxzero

www.emaillozevrijdag.be

 

Verlaag de impact van e-mails in tien stappen

  1. Controleer je e-mails slechts twee- tot driemaal per dag. Schakel de notificaties uit.
  2. Houd je inbox leeg, zodat je het overzicht kan bewaren. Je postvak IN is geen to-dolijst.
  3. Wees spaarzaam met cc. Gebruik het alleen als de ontvanger het echt moet weten.
  4. Vermijd een reply to all. Stuur je antwoord of bedenkingen alleen naar de originele afzender.
  5. Forward berichten maximaal twee keer. Leg kort uit waarom je iets forwardt.
  6. Beperk indien mogelijk je e-mailboodschap tot de onderwerpregel en eindig met eom (end of message). De ontvanger moet je bericht niet meer openen.
  7. Neem de telefoon voor dringende berichten of complexe vragen.
  8. Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest.
  9. Maak gebruik van technologie om spam zoveel mogelijk te beperken.
  10. Zet een archiveringssysteem op dat voor jou werkt.

Bron: www.emaillozevrijdag.be

 

Kijk naar mij! Kijk naar mij!

De laatste jaren is er een ware slow e-mail movement op gang gekomen. Aanhangers openen hun elektronische post nog maar twee keer per dag. Daarin worden ze gesteund door zowat alle experts: je reserveert beter aparte tijdsblokken voor e-mails dan ze de hele dag door te checken. “Per mail verlies je al snel tot twee minuten werktijd. Niet omdat het lezen zelf zoveel tijd vraagt, wel omdat het recupereren van de onderbreking veel langer duurt dan we denken”, weet e-mailexpert Gunnar Michielssen. De meest voorzichtige specialisten ramen het verlies van ondeskundig e-mailgebruik op 3.000 euro per werknemer per jaar. Voor alle Belgische werknemers samen loopt de rekening op tot meer dan 5 miljard euro per jaar. Lijkt je dat onrealistisch, bedenk je dan even dit: hoe efficiënt zou jij nog werken als er de hele dag iemand voor jouw neus zou staan roepen ‘Kijk naar mij! Kijk naar mij!’ Dat is nou precies wat er met e-mail gebeurt.

 

Doen zoals Lien? Hier is haar automatische reply!

Met één simpel mailtje bevrijdt Lien De Pau zich van de dagelijkse e-mailstroom.

Hey,

In 2015 had ik mezelf voorgenomen om slechts één keer per week mijn mails te lezen en te beantwoorden. Dat is met wat vallen en opstaan vrij goed gelukt. Daarom wil ik in 2016 nog minder tijd spenderen aan het beheren van mijn mails. Want het leven is echt wel te kort om door duizenden e-mails te ploeteren.

Hoe ik dat aanpak? Ik lees nog maar één keer per maand mijn e-mails, telkens op de eerste dag van de maand. Maar ik verdwijn natuurlijk niet van de aardbol! Heb je mij nodig, wil je me wat vragen, mis je mij, wil je een idee pitchen EN kan je niet wachten tot de eerste dag van de maand voor een antwoord? Contacteer mij dan via WhatsApp op het nummer (tel).

Thanks om van deze wereld een betere plek te maken!

Groetjes, Lien

 

E-mailloze vrijdag: de handleiding

∗ Wil je ook graag meedoen aan E-mailloze Vrijdag? Neem dan deze boodschap tot en met 25 november op in jouw e-mailhandtekening.

Vrijdag 25 november 2016 is E-mailloze Vrijdag. Eén dag lang ben ik niet bereikbaar via elektronische post. Bel me die dag gerust op (tel).

∗ Weet je niet hoe te verwoorden dat je één dag e-mailloos bent? Doe het zo.

Het is vandaag 25 november, e-mailloze vrijdag. Ik probeer één dag te overleven zonder e-mail. Maandag krijgt uw mail alle aandacht die hij verdient. Wilt u me graag vandaag nog bereiken? Dat kan. Bel me gerust op (tel).

∗ Sluit jouw bedrijf zich graag aan bij dit initiatief? Stuur een mailtje naar sos@afkickenvanemail.be.